Kirje on viestintäväline, jota on perinteisesti käytetty tiedon välittämiseen lähettäjän ja vastaanottajan välillä.
Vaikka nykypäivänä sen voi korvata sähköpostilla, kirjeen muodollista rakennetta on silti noudatettava, olipa kyseessä yhtiö tai yksityinen ammattilainen.
Muodollisen kirjeen rakenne
Muodollinen kirje voidaan laatia käsin tai digitaalisesti tekstinkäsittelyohjelmilla, kuten Microsoft Wordilla, ja tulostaa sen jälkeen.
Muodollisen kirjeen yläosa
Kirjeen ensimmäinen ominaisuus on, että siihen tulee sisällyttää oma nimesi lähettäjänä, täysi päivämäärä, jolloin dokumentti on laadittu, sekä paikka, mistä se on lähtöisin, yhdessä postinumeron kanssa.
Sähköpostin tapauksessa päivämäärää ei tarvita, koska se lisätään alustalla.
Sen jälkeen on tärkeää lisätä yrityksen tai ammattilaisen nimi ja kyseisen laitoksen tai henkilön osoite.
Aloita kirje tervehdyksellä
Pääasiassa kirjeen laatiminen vaatii aloitustervehdyksen. Sen kautta voit ilmaista kiintymystä tai kunnioitusta vastaanottajaa kohtaan. Tämä sisältää vastaanottajan tehtävän tai ammattinimikkeen tai yrityksen koko nimen.
Kirjeen kehitys
Kirjeen sisällössä voit esittäytyä lyhyemmin, ammattisi ja etu- ja sukunimensä mainiten, kertoen kirjeen pääasiallisen aiheen. Tämän tiedon pitäisi olla lyhyt ja ytimekäs, ilmaisten yhteydenoton syyn, ongelman ja sen ratkaisun tai pyynnön. Jos kirje on tiedottava, kaikista yksityiskohdista on ilmaistava lyhyesti.
Kirjeen lopetus
On tarpeen lisätä lopetus informaation kontekstiin, jonka haluat kirjeen avulla välittää. Tämä perustuu pyyntöön tai kehotukseen jatkaa viestintää, lisäksi se sisältää kohteliaisuutta ja empatiaa vastaanottajaa kohtaan.
Lopuksi, sinun tulee päättää kirje kunnioittavasti ja muodollisesti, esitellen hyvästit ja esittäytyen lähettäjänä ammattisi ja koko nimesi mainiten. Jos kirje on käsin kirjoitettu tai tulostettu, voit lisätä allekirjoituksesi sinisellä tai mustalla musteella.
Pohjimmiltaan epävirallisia kirjeitä käytetään viestintään läheisten tai tiiviissä suhteessa olevien ihmisten kanssa. Näistä kirjeistä voidaan jättää pois monimutkaisempia termejä, ja ne voidaan laatia luonnollisesti ja ilman monimutkaisia hyvästejä.
Lopetuksen aikana epäviralliset kirjeet voivat sisältää jälkikirjoituksen, elementin, jota ei sallita muodollisessa kirjeessä. Tämä jälkikirjoitus on kirjeen lisätieto, joka lisätään pääaiheen lopetuksen jälkeen.