Tänä päivänä sähköpostia käytetään usein. Emme aina tee sitä kommunikoidaksemme perheen ja ystävien kanssa, vaan se on myös yleinen väline akateemisessa ja liike-elämässä.
Sen vuoksi on välttämätöntä tietää, miten kirjoittaa virallinen sähköposti, sillä yhä useammin joudumme kirjoittamaan sähköpostia opettajalle, pomolle, kaupalliselle yhteyshenkilölle, tietopyyntöön, virastoon, esimiehelle tai mihin tahansa muuhun yhteyshenkilöön, jossa muodollinen yhteydenpito on tarpeen.
Seuraamalla alla annettuja yksinkertaisia ohjeita tiedät tarkalleen, Kuinka kirjoittaa virallinen sähköposti?
Käytä ammattimaista sähköpostiosoitetta
Tärkeintä ennen kuin lähetät virallisen sähköpostin on kiinnittää huomiota sähköpostiosoitteeseesi: Ihanteellisesti sähköpostiosoitteesi on mahdollisimman samanlainen kuin nimesi: Ilman viivoja, ylimääräisiä kirjaimia, numeroita tai muita symboleja.
Käytä muodollista kirjasintyyppiä
Käyttämäsi fontti tulee olla mahdollisimman muodollinen, ihanteellisesti käytä Times New Roman, Arial tai Sans Serif.
- Vältä kirjasimia kuten Comic Sans tai Old English.
- Käytä keskimääräistä fonttikokoa.
Käytä lyhyttä ja asianmukaista aihekenttää
Mitä lyhyempi ja täsmällisempi aihekenttä on, sitä parempi. Yritä käyttää avainsanoja kuten: “Kirjallisuuden essee”, “Vieraslista”, “Rekisteröintiasiakirjat”, “Tuntiaikataulut”, “Kokous 5. tammikuuta”.
Käytä asianmukaista tervehdystä
Kun alat kirjoittaa sähköpostiasi, on parasta aloittaa asianmukaisella tervehdyksellä:
- Jos tiedät vastaanottajan nimen, käytä henkilön titteliä (Herra, Rouva, Tohtori jne.) seurattuna hänen nimestään tai sukunimestään ja kahdesta pisteestä (:).
- Jos et tiedä nimeä, voit vain kirjoittaa: “Arvoisa herra” tai “Arvoisa edustaja”, “Arvoisa osastonjohtaja” tai “Kenelle se saattaa kuulua” on myös sopiva.
Jos tarpeen, esittele itsesi
Jos kirjoitat ensimmäistä kertaa sähköpostia kyseiselle vastaanottajalle, sinun tulisi esitellä itsesi kohteliaasti ensimmäisessä kappaleessa. Tässä ei tarvitse venyttää liikaa.
Kuvaile sähköpostin yleinen syy
Esittelysi jälkeen voit siirtyä suoraan kirjoittamaan yleisesti syyn, miksi kirjoitat.
Aloita kirjoittamaan viestin runko
Kun olet esitellyt itsesi ja ilmaissut sähköpostin syyn, aloita kuvailemaan sähköpostin aihetta:
Jos kirjoitat sähköpostia pyytääksesi tapaamista, sinun tulee alkaa kuvailemaan paikkaa ja aikaa, jossa tapaaminen järjestetään; jos kirjoitat sähköpostia pyytääksesi asiakirjaa, sinun tulee antaa joitakin yksityiskohtia kyseisestä asiakirjasta.
- Ota huomioon, että useimmissa tapauksissa, näiden virallisten sähköpostien kohdalla, kannattaa olla suoraa. Mitä tarkempi ja tiiviimpi olet, sitä parempi. Tämä estää lukijaa eksymästä ja sähköpostiasi vähättelemästä, voi myös olla että se yksinkertaisesti jätetään huomiotta.