Työsuunnitelma koostuu järjestelmällisestä, lyhyestä ja kaavioidusta selonteosta työryhmän tehtävistä, joiden avulla pyritään saavuttamaan tiettyjä tuloksia määrätyssä ajassa.
Tällä pyritään mittaamaan ja tuottamaan parempia tuloksia työn suorittamisessa, mikä mahdollistaa arvioimaan työryhmän yleistä tuottavuutta ja rajoitteita.
Tämä antaa mahdollisuuden parantaa tehtävänjakoa, strategioita ja henkilökohtaista tuottavuutta.
Tunnista työsuunnitelman tavoite
Kuten kaikissa projekteissa, on tarpeen tunnistaa, miksi työsuunnitelma on tarpeen toteuttaa, perustuen tavoiteltuihin tuloksiin ja ajanjaksoon. Tavallisesti on kolme yleistä osa-aluetta:
- Ammatillinen: tiimin suorituskyvyn arvioiminen, erityisten tavoitteiden saavuttaminen ja tuottavuuden lisääminen.
- Akateeminen: opiskelun ajanhallinnan järjestäminen, töiden aikarajojen asettaminen tai opiskelustrategioiden luominen.
- Henkilökohtainen: ajanhallinnan ja jokapäiväisten tehtävien suorittamistapojen parantaminen.
Lisää johdanto ja taustatiedot
Onpa tavoitteena sitten ammatillinen tai henkilökohtainen työsuunnitelma, on tärkeää määritellä ja kirjata lyhyt johdanto ja taustatiedot, jotka välittävät miksi ja millä tavoitteilla työsuunnitelma aloitettiin sekä sen päätavoite.
Jos suunnitelmaa kehitetään ammatilliselle sektorille, on tarpeen käyttää siihen liittyviä ammatillisia perusteita ja sopivaa kieltä työryhmälle.
Määritä tehtävät, tavoitteet ja aikataulut
Työsuunnitelman pääasiallinen ohje koostuu kunkin ryhmän jäsenen vastuualueen määrittämisestä, asettamalla kolme pääohjetta:
- Suoritettavat tehtävät tai toimenpiteet
- Tavoitteet saavutettaviksi
- Loppuunsaattamisen aika
Nämä elementit selvitetään täysin henkilöstölle, ja niihin voi lisätä ikoneita tai indikaattoreita tehtävän suorittamisen merkiksi. Lisäksi voi hyödyntää työvälineitä, jotka auttavat tuottavuusajan ja tehtävien ajoissa suorittamisen määrittämisessä.
Määritä resurssit
Tämä on merkittävä seikka ammatillisissa projekteissa, joissa tarvittavat työvälineet on määriteltävä.
Tämä estää materiaalipulan työn etenemisessä tai konkreettisten tulosten saavuttamisessa työsuunnitelman aikana.
Tunnista rajoitukset
Määrittää ne rajoitukset, jotka voivat ilmetä työsuunnitelman toteuttamisen aikana, myös suurten virheiden välttämiseksi tai parempien strategioiden käyttöönottamiseksi työn kehityksessä.
Miksi työsuunnitelma tulisi luoda?
Kuten aiemmin on mainittu, työsuunnitelma tarjoaa paremman järjestäytyneisyyden, enemmän päättäväisyyttä ja merkittävän ajan säästämisen tehtävien suorittamisessa, sillä se on laadittu tavoittelemaan positiivisia tavoitteita tietyllä osa-alueella.
Koska se perustuu tilanteen ennakointiin ja todellisen strategian käyttöön virheiden paikkaamiseksi tai parantamiseksi ammatillisella tai henkilökohtaisella tasolla.